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Administrative Assistant / Adjointe Administrative

Our client is committed to being a managing partner, asset manager and property management company of choice for real estate owners, tenants and brokers in the markets in which they operate. The company is committed to finding creative solutions to office and commercial space needs and to consistently delivering high-quality, proactive service, while enhancing cash flow and maximizing property values. The team, made up of leading industry professionals, is dedicated to building long-term relationships with partners and clients in a culture built on integrity and innovation.

Reporting to the accountant, the administrative assistant will be responsible to provide administrative support to the whole management and accounting team, as well as performing reception duties.


Specific responsibilities in administration

  • Provide administrative support to the management team, including:
    • Prepare letters, Excel schedules and other documents;
    • Make reservation in managers’ calendar and book travel arrangements,
    • Prepare expense accounts in Excel.
  • Replace the executive assistant during her vacation;
  • Do text translation (English and French);
  • Answer incoming calls on main phone line and greeting visitors at reception
  • Manage inventory of office supplies and kitchen supplies, and prepare purchase orders;
  • Collect, stamp and sort mail, and then distribute to employees;
  • Prepare and send mail every day at Canada Post;
  • Manage couriers (Purolator and Express Mail)
  • Do updates on the website and on the TV display at the reception.
  • Provide administrative support to the accounting team, including:
    • Participate in the filing of paper documents and scan & electronic filing of documents
    • Maintain archive files, handle various requests (order boxes, shredding, etc.)
    • Prepare cover letters for documents sent to professionals
    • Prepare Excel schedules and document compilation.
  • Make deposits at the bank (2 times a week, and replace the bookkeeper during vacation)
  • Other related tasks


The ideal candidate

  • Has a college diploma in administration or equivalent. 
  • Has 3-5 years of experience in a similar position.
  • Is organized, detailed-oriented, efficient and able to multi-task. Honest, transparent and a person of integrity, the candidate enjoys working with several partners, internal and external, and is focused on attaining the expected results.
  • Is perfectly bilingual (English and French), and is able to communicate effectively as much in speaking as in writing.
  • Is at ease with Microsoft Office: Word, Excel, Outlook and PowerPoint.
  • Has basic accounting knowledge, an asset


Only candidates selected for interviews will be contacted. We appreciate your interest in this position.

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Notre client s’engage à être la société de gestion immobilière et d'actifs de choix pour les propriétaires immobiliers, les locataires et les courtiers dans les marchés dans lesquels elle exerce ses activités. La compagnie est soucieuse de trouver des solutions créatives pour combler les besoins en espaces de bureaux et de commerces et pour fournir de façon constante un service proactif de haute qualité, tout en améliorant et en optimisant la valeur des propriétés.  L’équipe est composée de professionnels compétents du secteur, consacre tous ses efforts à établir des relations d’affaires durables avec ses partenaires et clients, dans une culture d’entreprise fondée sur l’intégrité et l’innovation.

Relevant de la comptable, l’adjointe administrative sera responsable d’apporter un support administratif à l’ensemble de l’équipe de direction et de la comptabilité ainsi que des tâches relatives à la réception.


Responsabilités spécifiques en administration et résultats attendus

  • Donner du support à l’équipe de direction, entre autres:
    • Préparer de lettres, cédules et autres documents;
    • Préparer les comptes de dépenses dans Excel.
    • Faire des réservations de calendrier et de voyages d’affaires,
  • Remplacer les congés de l’adjointe exécutive;
  • Faire la traduction de texte (anglais et français);
  • Gérer les appels entrants et accueillir les visiteurs et fournisseurs;
  • Gérer l’inventaire des produits à commander et émettre les bons de commande (café, papeterie, etc.);
  • Récupérer le courrier à la boite postale et en faire la distribution à l’interne ;
  • Remplir les bons d’expéditions et contacter Courrier Rapide et Purolator ;
  • Effectuer les tâches administratives de l’équipe comptabilité entre autres :
    • Participer au classement & à la gestion du dossier d’archivage (physique et électronique par scan de documents),
    • Préparer des lettres pour l’envoi de documents
    • Préparer des cédules dans Excel.
  • Faire les mises à jour sur le site internet et le système visuel à la réception et s’occuper de la livraison du courrier chez Poste Canada ;
  • Effectuer des dépôts à la banque (2 fois semaine, plus remplacement lors des congés de la commis comptable
  • Autres tâches connexes


Le ou la candidat(e) idéal(e)

  • Possède un DEC en administration ou l’équivalent dans une discipline connexe. 
  • Possède 3-5 année d’expérience dans un poste similaire.
  • Le ou la candidate idéal(e) est organisée, minutieuse, rigoureuse, efficace et capable de jongler avec une multitude de demandes et responsabilités. Honnête, transparent et intègre, il ou elle aime travailler de concert avec les différents partenaires, à l’interne comme à l’externe, dans le but d’atteindre les résultats voulus.  
  • Est parfaitement bilingue (français et anglais), et est capable de communiquer efficacement autant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Maîtrise les logiciels de la suite Microsoft Office : Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
  • Possède des connaissances de base en comptabilité, un atout
     

Seuls les candidats sélectionnés pour les entretiens seront contactés. Nous apprécions votre intérêt pour ce poste.

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