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Adjoint(e) exécutif(ve) / Executive Assistant

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La Compagnie de Tabac Sans Fumée Nationale Ltée

Nous offrons un environnement de travail positif, une rémunération attrayante, des indemnités et des avantages sociaux concurrentiels.

Faisant partie d’Altria Group, la Compagnie de tabac sans fumée nationale est le distributeur canadien des deux marques de tabac sans fumée les plus vendues : Skoal® et Copenhagen®. Nous sommes un chef de file de l’industrie qui a démontré depuis longtemps sa capacité à générer de la croissance.

Sommaire du poste

Nous sommes à la recherche d’un/une adjoint(e) exécutif(ve) ambitieux(se). La personne sera dotée de fortes compétences organisationnelles et communicationnelles; celle-ci fournira un soutien administratif de haute qualité au Président et, à l’occasion, à d’autres membres de la haute direction. Elle coordonnera les communications entre les gestionnaires, les employés et Altria et se chargera des besoins opérationnels quotidiens du siège social.

Responsabilités

Fournir un soutien administratif au Président notamment pour la préparation de lettres, mémos, présentations, correspondances et des rapports ;
Développer et communiquer des notes internes et mémos tels que requis (annonces, horaires, événements, reconnaissances d’années de service);
Coordonner l’achat du matériel de bureau ;
Coordonner la gestion des dossiers incluant la conformité, les politiques, les contrats corporatifs et les rapports gouvernementaux ;
Coordonner les événements corporatifs et les réunions (communiquer avec les fournisseurs, logistique, réservations et gestion budgétaire) – voyagement requis une à 2 fois par année ;
Coordonner l’entretien des installations et des fournitures afin d’assurer le fonctionnement optimal du bureau ainsi que le maintien de son apparence impeccable ;
Fournir un soutien administratif à la haute direction à l’occasion et tel que requis ;
Traduire et réviser des documents corporatifs, tel que requis.

Éducation et Expérience:

Diplôme collégial ou équivalent
Un parcours professionnel éprouvé démontrant une gestion de tâches et de projets multiples.
Gestion de temps et capacité organisationnelle exceptionnelles.
Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en français et en anglais.
Maitrise de la suite MS Office, savoir-faire technologique
Expérience et discrétion dans le traitement d’information de nature confidentielle et extrêmement sensible.
Expérience au niveau de l’approvisionnement des biens et services.

Compétences clés:

Accueillant, sang-froid, savoir-faire et relations interpersonnelles, bon communicateur, intégrité et confiance.

***

National Smokeless Tobacco Co.

We offer a positive working environment, competitive compensation and benefits.

National Smokeless Tobacco, part of the Altria Group, is the Canadian distributor of the top two selling brands of smokeless tobacco; Skoal® and Copenhagen®.  We are an industry leader that has a proven track record of long-term success. 

Summary of purpose

We are seeking an ambitious Executive Assistant with strong organization and communication skills to provide Executive administration support to the President and occasionally to other members of the senior management team, to coordinate communication between management, employees and Altria, and to coordinate daily operating requirements of our corporate office.

Responsibilities

Provide full administrative support to the President including preparing various letters, memos, presentations, correspondence and reports;
Develop and communicate internal notices and memos as required (announcements, schedules, calendar events, service awards);
Coordinate purchases of office materials;
Coordinate records management including compliance, policies, corporate contracts and government reporting files;
Coordinate corporate events and meetings (liaise with suppliers, logistics, bookings and budget management) – travel required 1 to 2 times per year;
Coordinate facilities and supplies to ensure optimal office organization and appearance;
Provide occasional support to senior directors as directed;
Provide translation support and review for company materials as directed.

Education and Experience:

College Diploma or equivalent
Proven track record of successful management of multiple projects and tasks
Exceptional organization and time management skills
Excellent written and oral communication skills in both French and English
Strong knowledge of MS Office, technology savvy
Experience and discretion in handling confidential and highly sensitive information
Experience in the procurement of various goods and services

Core Competencies:

Approachable, Composure, Interpersonal & Political Savvy, Good Communicator, Integrity and Trust.

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