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Office Assistant

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Sommaire du poste

Notre client cherche une personne débrouillarde, serviable et joviale qui se joindra à notre équipe à titre de soutien administratif pour notre siège social.

 

Description des tâches:

  • Accueillir les visiteurs et les diriger vers la bonne personne/le bon département
  • Répondre au téléphone et rediriger les appels vers le bon service
  • Prendre en charge des taches de service à la clientèle : demandes de prix, préparer des soumissions, suivis avec les fournisseurs et suivi des commandes
  • Agir comme soutien aux ventes : compléter des analyses de ventes, rapports, recherche et suivis
  • Coordonner la gestion des documents
  • Préparer des documents pour la poste et les services de messageries, distribuer le courrier
  • Maintenir l’organisation et la propreté de la salle de conférence, de la cuisine et des espaces communs
  • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et le mobilier 
  • Toutes autres taches sur demande

Éducation et Expérience:

Diplôme (DEP) dans un domaine relié
2 ans d’expérience dans un poste similaire
Maitrise de Microsoft Office, niveau avancé en Excel obligatoire
Aisance avec les ordinateurs et Internet
Sage 300 et Microsoft One Drive
Bilingue Français/Anglais, écrit et parlé
Connaissance de bases en tenue de livres (atout)

 

Compétences clés liées au poste: initiative, service à la clientèle, capacité d’apprentissage, organisation, débrouillard, gestion du temps et des priorités.

 

Compétences clés liés à l’équipe: Digne de confiance, fiable, abordable, serviable, patient et persévérant.

 

Salaire : 30,000$ à 35,000$/ par année.

 

***

Summary of purpose

Our client is looking for a resourceful, helpful and happy individual to join our Team and assume Administrative Support tasks for our corporate office.

Job description:

  •  Welcome visitors and direct them to the proper person/department
  •  Answer the phone and redirect the calls to the right service
  •  Assume customer service tasks: address customer price requests, prepare price quotes, inquiries with suppliers and order tracking
  •  Act as sales support: complete sales analysis, reporting, research and follow-ups
  •  Coordinate file management
  •  Prepare documents for postal and courier services and distribute the mail
  •  Keep conference room, kitchen and general office area tidy and presentable
  •  Manage stationary, office supplies and furniture 
  •  Accomplish any other administrative task, as requested

Education and Experience:

A vocational diploma (DEP) in a related field
2 years' experience in a similar position
Strong Microsoft Office skills, strong Excel is a must
Computer & Internet proficiency
Sage 300 and Microsoft One Drive
Bilingual French/English, written and spoken
Basic bookkeeping knowledge (asset)

Core Competencies related to the job: action-oriented, customer focused, learning on the fly, organizing, problem solving, time and priority management.

Core Competencies related to the individual and to the team: Trustworthy, reliable, approachable, helpful, patient, and perseverant.

Salary : $30,000 to $35,000/ per year

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