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Adjoint(e) exécutif (ve) (3 jours/semaine) /Executive Assistant (3 days/week)

English version follows

La Société Canadienne des Chirurgiens Plasticiens est une association professionnelle sans but lucrative qui représente les chirurgiens plasticiens canadiens.  Notre but est l’amélioration constant de la qualité des soins au moyen de l’éducation, de l’information et de la sensibilisation. 

Sommaire du poste

Nous sommes à la recherche d’un/une adjoint(e) exécutif (ve) temps partiel (3 jours/semaine) avec des fortes compétences organisationnelles et communicationnelles; celle-ci fournira un soutien administratif de haute qualité aux membres du CA de la SCCP, à la Directrice Exécutive et aux membres de la SCCP afin de coordonner en collaboration avec la Directrice Exécutive, toutes les fonctions reliées aux opérations quotidiennes de la Société. Également cette personne sera appelée à planifier et coordonner tous les événements destinés aux membres de la SCCP.

Responsabilités

  • Fournir un soutien administratif à la Directrice Exécutive, aux membres du CA et aux membres de la SCCP notamment pour la préparation de lettres, mémos, présentations, correspondances et des rapports ;
  • Traduire et réviser des documents corporatifs, tel que requis.
  • Développer et communiquer des notes internes et mémos tels que requis (annonces, horaires, évènements, reconnaissances d’années de service);
  • Coordonner la gestion des dossiers incluant la conformité, les politiques, les contrats corporatifs et les rapports gouvernementaux ;
  • Coordonner les évènements corporatifs et les réunions (communiquer avec les fournisseurs, logistique, réservations et gestion budgétaire) – voyagement requis une fois par année ;
  • Coordonner l’entretien des installations et des fournitures afin d’assurer le fonctionnement optimal du bureau ainsi que le maintien de son apparence impeccable ;
  • Coordonner l’achat du matériel de bureau ;

Éducation et Expérience:

  • Diplôme collégial ou équivalent
  • 5 a 7 ans d’expérience dans uns poste d’adjoint(e) exécutif (ve)
  • Un parcours professionnel éprouvé démontrant une gestion de tâches et de projets multiples.
  • Gestion de temps et capacité organisationnelle exceptionnelles.
  • Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en français et en anglais.
  • Maitrise de la suite MS Office, savoir-faire technologique
  • Expérience et discrétion dans le traitement d’information de nature confidentielle et extrêmement sensible.

Expérience au niveau de l’approvisionnement des biens et services.

Compétences clés:

Le/la candidat(e) idéal(e) doit être abordable et consciencieux(se). La personne doit pouvoir utiliser ses compétences interpersonnelles et son savoir-faire politique afin de gérer les demandes et les préoccupations des membres. Cette personne doit être un/une excellent(e) communicateur(rice) et doit maintenir un haut niveau de professionnalisme. Il/elle doit pouvoir travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.

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The Canadian Society of Plastic Surgeons is the non-profit professional society that represents the interests of plastic surgeons in Canada.  Our goal is to improve the quality of patient care through education, outreach and advocacy.

Summary of purpose

We are seeking a Part-Time Executive Assistant (three days/week) with strong organizational and communication skills to provide Executive administration support to the CSPS board of directors, the Executive Director and CSPS members, to coordinate in conjunction with the Executive Director all the functions and daily operating requirements of the Society, as well as assist in the planning and coordination of all events for the members of the CSPS.

Responsibilities

  • Provide full administrative support to the Executive Director, the Board of Directors and members of the CSPS including preparing memos, presentations, correspondence, and reports;
  • Translation support and review for all Society materials;
  • Develop and communicate internal notices and memos as required (announcements, schedules, calendar events, scientific awards);
  • Coordinate records management including compliance, policies, corporate contracts, and government reporting files;
  • Coordinate corporate events and meetings (liaise with suppliers, logistics, bookings and budget management) – travel required 1 time per year;
  • Coordinate purchases of office materials;

Education and Experience:

  • College Diploma or equivalent
  • 5 to 7 years experience in an Executive Assistant role.
  • Proven track record of successful management of multiple projects and tasks
  • Exceptional organization and time management skills
  • Excellent written and oral communication skills in both French and English
  • Strong knowledge of MS Office, technology savvy
  • Experience and discretion in handling confidential and highly sensitive information
  • Experience in the procurement of various goods and services
  • Experience in event planning and coordinating special events

Core Competencies:

The ideal candidate must be approachable, and conscientious.  Have the ability to use their interpersonal skills and their political savvy to manage all the concerns and requests of the members.  They must be an excellent communicator, always maintaining a high level of professionalism.  They must be able and comfortable to work independently with minimal supervision. 

 

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