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Adjoint, activités de financement / Fundraising Event Associate

L’organisme

PARTAGE-ACTION DE L’OUEST-DE-L’ÎLE est un organisme de bienfaisance sans but lucratif unique avec la mission de procurer de l’aide, de l’espoir et du réconfort près de la maison aux résidants de l’Ouest-de-l’Île dans le besoin. Nous amassons des fonds vitaux tout au long de l’année afin de les aider à faire face à un grand nombre de besoins dans la communauté que ce soit le cancer, l’autisme, les jeunes à risque, la faim, la maladie mentale ou l’intimidation.   
  
Pourquoi travailler pour Partage-Action de l’Ouest-de-l’Île?

Parce que notre présence est très importante dans l’Ouest-de-l’Île et que nous travaillons souvent avec les grandes et les petites entreprises. Notre travail nous passionne et nous croyons fermement que le fait d’être un organisme de financement au profit de 40 groupes d’entraide locaux peut avoir un impact tangible et à long terme dans la communauté.

www.partageaction.ca

Description du poste

Relevant du Chef, activités de financement : Le titulaire aura la responsabilité d’apporter son soutien au Chef, activités de financement pour l’élaboration et la réalisation des événements de financement. Son rôle consistera à gérer plusieurs dossiers d’activités de financement au courant de l’année et comprendra la responsabilité de gérer les budgets, la logistique, les relations avec les partenaires, les bénévoles, le marketing et toutes autres tâches connexes. En collaboration avec le Chef, activités de financement, l’Adjoint activités de financement aidera à la mise sur pied de nouvelles activités communautaires afin de bâtir de nouveaux partenariats et augmenter la visibilité de l’organisme. 

RESPONSABILITÉS

  • Participer à des sessions de planification stratégique concernant les événements de             financement
  • Gérer de façon autonome les dossiers des événements tel qu’indiqué par le Chef,                                événements de financement
  • Participer aux réunions des comités d’organisation des événements et assurer une               communication constante et les suivis auprès des partenaires
  • Participer à la sélection des bénévoles pour les événements : recrutement, horaires,           formation, gestion sur le site et révision après l’événement
  • Préparer les projections financières et tenir le budget à jour pour chaque événement
  • Fournir le soutien administratif pour chaque événement : mettre à jour le dossier principal de l’événement, créer les liens de paiement en ligne, gérer la facturation des      comptes à recevoir et les rapports dans la base de données Donor Perfect.
  • Maintenir à jour les renseignements de l’événement dans le dossier : contacts d’affaires,   donateurs, fournisseurs, bénévoles, commanditaires et invités
  • Contribuer à la gestion logistique de l’événement : chercher des fournisseurs, gérer             l’encan silencieux et les tirages, les dons en nature, les listes d’invités, les programmes de    visibilité pour les commanditaires
  • Aider à la gestion de la conception et de la production du matériel imprimé pour les            événements
  • Participer à la logistique des événements sur place : installation, inscriptions, gérer les        relations avec les invités et les bénévoles
  • Prendre part à l’évaluation post-événement et aux tâches connexes

Éducation et expérience

  • Un diplôme de CEGEP dans un domaine connexe (DEC ou équivalent), un certificat en planification et gestion d’événements ou une expérience pertinente en activités de financement
  • Trois (3) années d’expérience en activités de financement, gestion de projets ou planification d’événements

Qualifications requises

  • Expérience reconnue en gestion d’événements ou activités de financement
  • Excellentes habiletés en communication verbale et écrite, en anglais et en français
  • Excellentes compétences interpersonnelles, en gestion de temps, en résolution de problèmes et habiletés organisationnelles
  • Compétence solide en informatique (MS Office)
  • Connaissances pratiques des plateformes de médias sociaux
  • Le candidat doit pouvoir travailler de façon autonome et prendre des décisions reflétant les valeurs de l’organisme
  • La personne choisie devra être dynamique, déterminée à respecter les délais, être créative et avoir un esprit d’équipe

*Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte et n’a aucune intention discriminatoire.

 

Organization

WEST ISLAND COMMUNITY SHARES is a unique non-profit organization dedicated to ensuring help, hope and comfort are found close to home for West Islanders in need.  We raise crucial funds all year long to meet a broad range of community needs, be it cancer, autism, at-risk youth, hunger, mental health, and bullying.   
  
Why work at West Island Community Shares?

We have a large presence in the West Island and we work frequently with many West Island companies, large and small. We are passionate about our work, and we truly believe that being a fundraising organization for 40 local community groups can have a tangible, long-lasting impact on the community.

www.communityshares.ca

Position description

Reporting to the Fundraising Event Lead:  The incumbent will be responsible for providing support in the development and execution of fundraising event projects.  This person will manage several fundraising event dossiers during the year and will be responsible for the management of all budgets, logistics, partner relations, event volunteer management, marketing and other event related tasks. In conjunction with the Fundraising Event Lead, the Fundraising Event Associate will assist in the development of new community events to build new partnerships and increase the visibility of the organization. 

RESPONSIBILITIES

  • Provide support to the Fundraising Event Lead, as requested
  • Participate in strategic planning sessions regarding Fundraising Events
  • Independently manage fundraising event dossiers as requested by the Fundraising Event Coordinator
  • Participate in event committee meetings and ensure constant communication and follow up with stakeholders
  • Participate in the selection of volunteers for events: recruitment, scheduling, training, on-site management and post-event review
  • Prepare financial forecasts and maintain updated budget information for each event
  • Provide administrative support for events: updating event master files, creating online payment links, invoicing and A/R management, and Donor Perfect reports
  • Maintain current information in event files for: business contacts, donors, vendors, volunteers, sponsors and guests
  • Assist in the management of event logistics: researching suppliers, manage silent auction and raffles, in-kind donations, guest lists, sponsor visibility packages
  • Help manage the design and production of printed materials for events
  • Assist with on-site event logistics: set-up, registration, guest and volunteer management
  • Help with post-event evaluation and related tasks

Education & Experience

  • A CEGEP diploma in a related field (DEC or equivalent), event planning and management certificate, or pertinent experience in fundraising and events
  • 3 years’ experience in fundraising, project management, or event planning

Requirements

  • Proven experience in event management or fundraising
  • Excellent written and verbal communication skills in English and French
  • Excellent interpersonal, time management, problem solving and organizational skills
  • Strong computer skills (MS Office)
  • Knowledge of using social media platforms
  • Candidate must be able to work autonomously and make decisions that fit the values of the organization
  • Candidate must be dynamic, work towards meeting deadlines, creative, and a team player
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